Es ist kaum zu vermeiden: Sie bereiten die geplante Befragung mit aller Sorgfalt vor, laden die Teilnehmer hoch und starten das Projekt. Doch bereits in den nächsten Tagen müssen Sie E-Mail-Adressen korrigieren oder sollen Sie ein paar Nachzügler berücksichtigen. Hierfür haben wir eine Lösung: die nachträgliche Einladung.
Mit der Funktion der nachträglichen Einladungsmail haben Sie ein effektives Werkzeug an der Hand. Hiermit können Sie ganz flexibel auf Veränderungen der Teilnehmeradressdaten, wie z.B. Tippfehler in der Adresse, anderer Ansprechpartner usw., reagieren – insbesondere bei kontinuierlichen Befragungen mit wachsendem Teilnehmerpool.
Weitere Teilnehmer anlegen bzw. korrigieren
Wenn Sie die Umfrage veröffentlicht haben und die Einladungsmail an die eingetragenen Teilnehmer versandt wurde, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Umfrage weitere Teilnehmer hinzuzufügen und diese nachträglich einzuladen. Dies kann über das manuelle Anlegen neuer Teilnehmer geschehen, per Datei-Upload neuer Adresslisten oder automatisiert über die askallo-Schnittstelle. Die neu hinzugefügten Teilnehmer werden automatisch für das nächste Mailing berücksichtigt (Häkchen wird beim Import gesetzt).
Gab es einen Fehler bei einer bereits vorhandenen E-Mail-Adresse, bearbeiten Sie den Teilnehmer und setzen Sie das Häkchen bei „Bei der nächsten Einladungsmail berücksichtigen“.
Die nachträgliche Einladung konfigurieren
Sind alle Korrekturen erledigt bzw. alle neuen Teilnehmer eingepflegt, müssen Sie die nachträgliche Einladung aktivieren. Wechseln Sie hierzu auf den Reiter „Mailversand“.
Stellen Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit des Versands ein und kontrollieren Sie, ob in der Liste unten alle Teilnehmer (Zusatzdaten werden nicht angezeigt) enthalten sind. Ist alles in Ordnung, klicken Sie auf den Button „Aktivieren“.
askallo prüft, ob alles sendebereit ist und aktiviert die nachträgliche Einladung zum gewünschten Zeitpunkt.
Notfalls können Sie die Aktion auch wieder deaktivieren (sofern der Versand noch nicht begonnen hat) und weitere Änderungen vornehmen.
Gut zu wissen: Sie können beliebig viele nachträgliche Einladungen verschicken. Diese sind unabhängig von ggf. folgenden Erinnerungsmails. askallo zeigt Ihnen nach der ersten E-Mail eine Liste der bereits durchgeführten nachträglichen Einladungen wird mit Datumsangabe an. So behalten Sie immer den Überblick!
Im Zusammenspiel: nachträgliche Einladung und automatische Erinnerung
Die Kombination von nachträglichen Einladungsmails und Erinnerungsmails ist ein wertvoller Aspekt in kontinuierlichen Befragungsprozessen, wie z.B. im Beschwerde-Management, bei Seminarbefragungen, bei Neukundenbefragungen oder auch beim On-Boarding im HR-Bereich. Was ist ihre Situation?
Und so geht’s:
Zu Beginn des Projekts erstellen Sie die Umfrage und konfigurieren die Zeitabstände für die automatische Erinnerung. Während die Befragung läuft, können Sie jederzeit neue Teilnehmer in die Umfrage mit aufnehmen (grüne Punkte), idealerweise automatisiert über die askallo-Schnittstelle. askallo verschickt die Erinnerung automatisch, wenn die Zeitabstände zur nachträglichen Einladung erreicht sind (graue Punkte). Dabei achtet das System genau darauf, nur die Teilnehmer aus dem letzten Schritt einzuladen. Weitere Details können Sie in unserem Artikel „Erinnerung nach X Tagen“ nachlesen.
Machen Sie es sich einfacher – mit askallo!